A Business Practices Office (BPO) bejelentőrendszer

A BPO (Business& People Protection Office) bejelentő rendszer fogadja a szabályszegésekre vonatkozó jelzéseket. Ez egy fontos eleme a jó vállalatirányításnak.

A törvények és a belső szabályozások betartása a Mercedes-Benz Group számára kiemelten fontos, ezért időben fel kell ismerni a hibás működést. A vállalatra, alkalmazottakra és más személyekre nézve nagy kockázatot jelentő jogsértések korrekt és megfelelő jelzésére és felderítésére 2006-ban jött létre a BPO bejelentő rendszer. A BPO az egész világon lehetővé teszi az alkalmazottaknak, mint ahogyan a külsősöknek a szabályszegések jelentését. Így hívja fel a figyelmet a Mercedes-Benz Group a lehetséges kockázatokra, amelyek kárt okozhatnak a konszernnek, az alkalmazottaknak és a harmadik félnek, valamint védi a károsultakat.

A nagy kockázatokkal járó szabályszegések közé tartozik például a korrupció, a kartelljog és a pénzmosás, valamint a műszaki előírások vagy a környezetvédelmi jogszabályok megsértése. A személyeket érintő tényállás, például a szexuális zaklatás vagy az emberi jogok megsértése egyaránt beletartozik.

A Mercedes-Benz Group bátorít mindenkit, aki a Mercedes-Benz Grouppal kapcsolatos szabálysértéseket észlel vagy konkrét okból gyanítja azokat, hogy félelem nélkül forduljon a BPO-hoz, és nyíltan közölje a jelzést.

A vállalat védelmet biztosít azok számára, akik konkrét bizonyítékok alapján lehetséges szabálysértéseket jelentenek. Ez magában foglalja a nyilatkozatok bizalmas kezelését is. Azokat a munkavállalókat is megvédi a BPO, akik úgy érzik, hogy bejelentésük miatt hátrány éri őket. A munkavállalók diszkriminációja vagy megfélemlítése azért, mert szabálysértést jelentettek, sérti a magatartási irányelvünket, és munkajogi fegyelmi intézkedéseket von maga után.

A bejelentő akár anonim módon is fordulhatnak a BPO-hoz. Ugyanakkor nagyon hasznos a BPO számára, ha a jelzést tevő személy elérhető lenne (például egy anonim e-mail címen keresztül), hogy olyan kérdéseket tehessenek fel neki, amelyek segíthetik az vizsgálatot. Ha egy jelzést tevő személy felfedi az identitását, de azt kéri, hogy az ne legyen mások felé (területre) továbbítva a vállalaton belül, akkor ezt a kérést tiszteletben tartja a BPO.

Egy világszerte érvényes vállalati irányelv szabályozza a BPO eljárását és az ehhez kapcsolódó felelősségi köröket. Célja egy tisztességes és átlátható eljárás biztosítása, amely figyelembe veszi az elérhető választási lehetőségeket az érintettek számára, valamint védi a bejelentőt. Az irányelv meghatározza azt a mércét is, amellyel az szabálytalanságokat megítéljük és a következményekről döntünk.

A BPO a Mercedes-Benz AG szervezetében működik. A Mercedes Benz Manufacturing Hungary Kft. a törvény adta, a bejelentői rendszer üzemeltetésére való kötelezettségét a Mercedes Benz Group AG mint külső szervezet megbízásával teljesíti.

A szabályszegésekre vonatkozó megjegyzéseket a következő eljárási szabályzatban mindig a BPO bejelentőrendszer kezeli:

A GDPR szerinti tájékoztatási kötelezettségek

Rendelkezik olyan ügyfélkéréssel, amely a Mercedes-Benz terméket érinti?

Kérdések vagy visszajelzések esetén forduljon Mercedes-Benz szervizéhez vagy hivatalos Mercedes-Benz kereskedőjéhez a Mercedes-Benz Customer Assistance Center-hez (CAC).

Kérjük megértését, hogy a BPO bejelentőrendszer nem fogadja, dolgozza fel vagy továbbítja az ügyfélkéréseket.

Esettanulmány 

A bejelentések kézhezvételét követőn a BPO bejelentő rendszere kockázatalapú értékelést végez a lehetséges szabályszegésről. A vállalatot veszélyeztető esetekben többek között a következők tartoznak. Korrupció-, kartelljog és pénzmosási bűncselekmények, valamint emberi jogok megsértése. A vállalkozásnak, alkalmazottainak vagy más személyeknek a magas kockázatot jelentő bejelentések esetén előzetes jogi értékelést (vizsgálatot) kell végezni. Amennyiben konkrét bizonyíték áll rendelkezésre ilyen jogsértés esetén, akkor az ügyet az illetékes vizsgálati egység (például a konszern biztonsági, adatvédelemi, belsőellenőrzési, beszerzési vagy jogi; -részlege) egyedi vizsgálati megbízásával kell elvégezni. 

A BPO az egyéb kockázatokkal kapcsolatos megjegyzéseket az illetékes részleghez továbbítja (pl. személyzeti részleg, konszern-biztonság, -adatvédelem). A bejelentőt előzetesen tájékoztatni kell a továbbításról. Az olyan esetekben, mint például a lopás, a hűtlen kezelés vagy a személyes előny 100 000 eurónál alacsonyabb értékben történik, amennyiben nem sorolható a korrupció kategóriájába. A névtelenséget itt is biztosítani kell. 

A BPO az eljárás befejezéséig kíséri a bejelentések feldolgozását. A BPO a legmagasabb szintű titoktartást biztosítja.

Vizsgálatok 

Abban az esetben, ha a vállalkozásra, alkalmazottjaira vagy más személyekre nézve fennáll a súlyos szabályszegés kockázata, a belső ellenőrzési területnek kell átadni. A panaszban érintett személyt haladéktalanul írásban tájékoztatni kell a gyanúról, amennyiben ez a gyanú alapján lehetséges. A lehető leghamarabb megkapja észrevételezésre. Kérésre az érintett munkavállaló kérhet bizalmi személyt a meghallgatáson való részvételre (pl. üzemi tanács tagja, ügyvéd) és a felettesét tájékoztatni a gyanúról. 

Amíg a gyanú (szabálytalanság) nem bizonyítható, az ártatlanság vélelme alkalmazandó. A terhelő és mentő tényeket/körülményeket egyaránt figyelembe kell venni a vizsgálat során. 

Ezenkívül a bejelentőrendszerünkben nagy hangsúlyt fektetünk az igazságosságra - mind a bejelentőkkel, mind az érintett munkavállalókkal és üzleti partnerekkel való bánásmódban, akiket vád ér. Mindig tiszteletben tartjuk a méltányosság elvét, és minden egyes esetben felmérjük, hogy milyen intézkedések vagy következmények megfelelőek, szükségesek és arányosak. 

Az olyan szabálysértések esetére, amelyek nem utalnak magas kockázatra, a felelős terület (pl. személyzeti osztály, biztonsági szolgálat, konszern-adatvédelem) feladata lesz megvizsgálni, és szükség esetén intézkedéseket kezdeményezni/tenni.

Esetlezárás 

A panaszban érintett felet és adott esetben a vezetőt tájékoztatni kell az ügy lezárásáról. A vizsgálat eredményéről a panaszban érintett munkatárs írásban kap értesítést. A bejelentőt – amennyiben elérhető - szintén tájékoztatni kell az eset lezárásáról és a lezárás jellegéről. 

A vizsgálat során tévesen megállapított állítások esetében az érintett személy kérésre rehabilitációra kerülhet. 

Ha a Mercedes-Benz Group egyik munkatársára a gyanú fennáll, akkor az ügyet át kell adni a személyügyi osztálynak. A panaszban érintett személy adott esetben újból meghallgatandó, mint ahogyan a felettese is. A személyzeti intézkedéseket az arányosság elvének figyelembevételével kell levezetni. Egy üzleti partner kötelezettségszegése esetén ugyancsak az arányosság elve alapján kell meghatározni a megfelelő következményeket. Amennyiben egy üzleti partner megtagadja egy közösen kidolgozott fejlesztési/javítási terv végrehajtását, vagy ha nem történik javulás az üzleti partner viselkedésében, a Mercedes-Benz Group fenntartja magának a jogot, hogy a megfelelő előzetes figyelmeztetés után ideiglenesen felfüggessze vagy megszakítsa az üzleti kapcsolatot. 

A szabályszegésre válaszul hozott intézkedések megfelelőségének értékelése során rendszeresen, többek között a következő arányossági szempontokat kell figyelembe venni: 

•  A szabályszegés jellege és súlyossága 
• Az érintett szándékossága (szándékos, gondatlan) 
• A kár vagy sérülés nagysága, visszafordíthatósága és bekövetkezésének valószínűsége 
• Az érintett személy magatartása az eseménnyel kapcsolatban 
• Résztvétel az esemény körülményeinek tisztázásában és/vagy a kár jóvátételében és/vagy az érintett önbejelentése/önkéntes bejelentése 
• A Mercedes-Benz Group befolyása az üzleti partnerre 

A Mercedes-Benz Group alkalmazottjai által elkövetett szabálysértések esetén a konkrét személyzeti intézkedések a helyi jogszabályoknak megfelelően történnek, azonban a szabálysértés súlyosságától függően mind diszciplináris, mind munkajogi intézkedéseket magukba foglalhatnak (például figyelmeztetés, fegyelmezés, rendes vagy rendkívüli felmondás, változó juttatások csökkentése, visszaadás, visszafizetés vagy kártérítési követelések). Bűncselekmény esetén a Mercedes-Benz Group fenntartja magának a jogot, hogy büntetőfeljelentést tegyen. 

Az üzleti partnerekkel szembeni intézkedések szintén a helyi jogszabályok és a Mercedes-Benz Group és az üzleti partner közötti megfelelő szerződéses megállapodások szerint történnek. 

Minden adat a megfelelő megőrzési időszak lejártát követően törlésre kerül.

Jelentéskészítés 

Annak érdekében, hogy folyamatosan növeljük a BPO bejelentőrendszerbe vetett bizalmat és még ismertebbé tegyük a dolgozók körében, különböző kommunikációs intézkedéseket alkalmazunk. A BPO tájékoztató anyagokat biztosít, mint például országspecifikus információs kártyák, zsebkönyvek (pocket guide) vagy felvilágosító film, és tájékoztatja a dolgozókat párbeszédes eseményeken. Emellett a BPO rendszeresen tájékoztatja a dolgozókat a bejelentett szabálysértések számáról és jellegéről, valamint negyedévente esettanulmányokat tesz közzé. Az üzleti partnerek számára a Mercedes-Benz Group a Responsible Sourcing Standardban kifejezetten utal a BPO bejelentőrendszerre. 

A BPO negyedévente jelentést tesz az igazgatótanács és a felügyelőbizottság számára az újonnan elindított és lezárt esetekről. A bejelentett esetek feldolgozásával a BPO hozzájárul a folyamatok és irányelvek folyamatos fejlesztéséhez a compliance területén a Mercedes-Benz Groupon belül. 

A bejelentőnek jogorvoslati lehetőségként fennáll a nemzeti bíróság megkeresése. Többek között a jogsértésekre és szabálytalanságokra való figyelemfelhívás nem jár a meglévő kereseti jogról való lemondással. A Mercedes-Benz Group mindig bizalmasan kezeli az általa végzett vizsgálatokat. Az adatkezeléssel a Mercedes-Benz Manufacturing Hungary Kft bízta meg. Szükség esetén a MercedesBenz Group és annak leányvállalatai együttműködnek az állami hatóságokkal.